Kursmanagement von A-Z

1. Leitfaden zur Planung, Abwicklung und Evaluation von Fortbildungskursen

Wenn Sie an der ETH Zürich einen Fortbildungskurs oder eine Tagung organisieren, ist dieser Leitfaden richtig für Sie. Er gibt Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Fragen, die bei der Planung, Durchführung und Evaluation Ihrer Veranstaltungen auftreten können, und stellt Ihnen Checklisten und Hilfsmittel zur Verfügung.

Die meisten Informationen und Formulare, die Sie brauchen werden, können Sie direkt von unserer Website herunterladen und Ihren Bedürfnissen anpassen. Bitte beachten Sie, dass Sie unsere Checklisten und Evaluationsformulare sowohl als Gesamtpaket (pdf) oder einzeln (word, excel) herunterladen können.

Für weitere Fragen und für individuelle Beratungen bei der Umsetzung Ihrer Kurse steht Ihnen das Zentrum für Weiterbildung gerne zur Verfügung (Tel. 044 632 56 59/77 36, info@zfw.ethz.ch).

• Leitfaden mit allen Checklisten (pdf)
  

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2. Planung und Umsetzung

Was sind Fortbildungskurse?

Fortbildungskurse (FBK) sind ein- oder mehrtägige Kurse und Tagungen, die sich hauptsächlich an ein ETH-externes Fachpublikum richten. Nicht als FBK gelten Vorträge und Kurzveranstaltungen (kürzer als einen Tag) sowie Lehrveranstaltungen, die sich in erster Linie an Studierende wenden.

Konzept und Auftrag

Eine Professur initiiert einen FBK zu einem Thema. Sie entwickelt ein Konzept (Ziele, Titel, Inhalte, Zielpublikum, Referenten, etc.), legt die Rahmenbedingungen fest (Ort, Daten, Zeiten, Raumbedarf, etc.) und beauftragt einen Mitarbeitenden, Assistierenden oder einen professionellen Tagungsveranstalter mit der Organisation.

• Alle Checklisten ‚Paket' (doc)
  
• Checkliste ‚Übersicht’ (doc)
  
• Checkliste ‚Konzeption’ (doc)
  

Raum- und Einrichtungsbedarf

Beachten Sie, dass während des Semesters an der ETH Zürich kaum Räume für Blockveranstaltungen verfügbar sind und publizieren Sie die Veranstaltung erst, nachdem Sie die Reservationsbestätigung erhalten haben.

Denken Sie bei der Reservation von Räumen an die technischen und didaktischen Einrichtungen, an die Anfahrtswege und an die Verpflegungs- und Übernachtungsmöglichkeiten. 

Für die Reservation von Räumen und Infrastruktur (ausgenommen institutseigene Räume) ist die Raum- und Stundenplanstelle zuständig (044 632 20 69, raumbewirtschaftung@rektorat.ethz.ch). Schicken Sie Ihren Antrag mit folgenden Angaben: Trägerschaft, Anlass, Daten, Zeiten, Anzahl, Art, Ort und Grösse der Räume, Infrastruktur, weitere Wünsche. Oder benutzen Sie die Raum­appli­kationen auf http://www.dozent.ethz.ch/.

• Checkliste ‚Anreise, Transporte’ (doc)
  
• Checkliste ‚Räume und Einrichtungen’ (doc)
  

Verpflegung, Übernachtungen und Transport

Je nach Kurskonzept werden Sie Getränke, Pausenverpflegungen, Mahlzeiten, Übernachtungen und den Hoteltransfer organisieren müssen. Bitte beachten Sie, dass diese Leistungen der Mehrwertsteuer unterliegen (siehe unten). Um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden, lohnt es sich gewöhnlich, wenn die Teilnehmenden diese Leistungen direkt beim Leistungserbringer bezahlen.

Informationen zu Reisen, Mietwagen und Hotels mit ETH-Spezialtarifen finden Sie auf http://www.fc.ethz.ch/services/reisen. Für Hotels aller Preisklassen und allgemeine touristische Informationen über Zürich verweisen wir auf http://www.zuerich.com/.

Über die beiden hausinternen Caterer SV Group und DSR Le Restaurateur informieren Sie sich auf http://www.gastro.ethz.ch/catering/index. Bitte beachten Sie, dass Sie im Dozentenfoyer frühzeitig reservieren müssen.

• Checkliste ‚Kaffeepausen / Getränke’ (doc)
  
• Checkliste ‚Mahlzeiten’ (doc)
  
• Checkliste ‚Unterkunft’ (doc)
  

Kursunterlagen und Namensschilder

Kursunterlagen müssen kopiert, zusammen getragen und allenfalls in einem Ordner oder einer Mappe abgegeben werden. Je nach Veranstaltung legen Sie ein Namensschild, einen Stadtplan, ein Evaluationsblatt und Essensbons bei. Auch Kursunterlagen unterliegen der Mehrwertsteuer, aber zu einem reduzierten Tarif.

• Checkliste ‚Kursunterlagen’ (doc)
  

Begleitprogramm

Falls Sie ein Begleitprogramm organisieren wollen, verweisen wir auf die Website von Zürich Tourismus http://www.zuerich.com/ und auf unsere Checkliste Begleitprogramm.

• Checkliste ‚Begleitprogramm’ (doc)
  

Werbung

Das ZfW publiziert Ihren Kurs auf der eigenen Website (http://www.zfw.ethz.ch/), auf der Website aller universitären Weiterbildungen in der Schweiz (http://www.swissuni.ch/) und in der jährlich erscheinenden Weiterbildungsbroschüre. Bitte verwenden Sie für die Meldung Ihres Angebots unser Web basiertes Eingabeformular http://www.polykurs.ethz.ch/. Wir schalten Ihr Angebot in wenigen Tagen auf und informieren Sie per E-mail, sobald es online ist.

Für die individuelle Werbung sind Sie selber zuständig. Vielleicht kann Ihnen unsere Checkliste Kurswerbung dabei helfen.

• Checkliste ‚Werbung’ (doc)
  

Während des Kurses

Damit Sie am wichtigen Tag alles im Griff und nichts vergessen haben, empfehlen wir Ihnen, unsere Checklisten zu verwenden und für Ihre Zwecke zu ergänzen.

• Checkliste ‚Aufgabenliste für Organisatoren’ (doc)
  

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3. Finanzielle Fragen

Fortbildungskurse müssen selbsttragend sein.^[1] Je nach Angebot variieren die Kursgebühren stark. Am besten orientieren Sie sich an den Gebühren ähnlicher Kurse auf unserer Website. Ein Beitrag von Fr. 125 pro Kurstag (ohne Verpflegung, Unterkunft und Kursunterlagen) sollte nicht unterschritten werden. Oft ist es sinnvoll, Studierenden und Assistierenden Ermässigungen zu gewähren.

Teilnehmende können die Kursgebühren und andere Dienstleistungen mit Kreditkarten bezahlen. Die ETH hat mit allen Kreditkartenfirmen Verträge abgeschlossen. Für weitere Informationen wenden Sie sich an das Debitorenteam der Abteilung Finanzen und Controlling (044 632 56 33, debitoren@fc.ethz.ch).

Honorare und Spesen für Referate und Kursleitungen

Für Honorare und Spesen von Referenten/innnen. Moderatoren/innen, Podiumsteilnehmern/innen und Kursleitern/innen besteht ein gewisser Ermessensspielraum, wobei die Marktsituation und der effektive Aufwand berücksichtigt werden sollen. Bei Mehrfachführung und Kurswiederholung kann der Ansatz angepasst werden. Zusätzliche Präsenzzeit für Diskussionen und Übungen werden mit einem reduzierten Ansatz vergütet.

Als Basis gelten die Richtlinien für die Ausrichtung von Lehrauftragsentschädigungen und das Reglement der ETH Zürich über berufliche Ausgaben (http://www.fc.ethz.ch/services/reisen). Aufgrund der bestehenden Regelungen und unseren Erfahrungen können wir Ihnen auf Anfrage für verschiedene Kategorien von internen und externen Referenten Empfehlungen abgeben.

Bitte beachten Sie, dass Kleinspesen sowie die Vorbereitung und allfällige Folgearbeiten in der Regel im Honorar eingeschlossen sind. Grössere Auslagen im Zusammenhang mit einer Veranstaltung werden gegen Quittung erstattet. Dies gilt z.B. für Kursmaterial, Übernachtungen, Mahlzeiten und Reisespesen (http://www.fc.ethz.ch/services/reisen). Falls die Veranstaltung oder ihre Vorbereitung in die Arbeitszeit fällt, ist es möglich, dass das Honorar mit dem Arbeitgeber festgelegt und an diesen bezahlt werden muss.

Mehrwertsteuer

Für Verpflegung, Unterkunft, Transporte, Exkursionen etc. ist eine Mehrwertsteuer von 8%, für die Kursunterlagen von 2.5% in Rechnung zu stellen. Die Kursgebühr selbst ist steuerfrei, sofern die einzelnen Positionen separat ausgewiesen werden (sehr zu empfehlen!). Ohne detallierte Abrechung unterliegt der Gesamtbetrag (Kursgebühr, Verpflegung, Hotel, Unterlagen etc.) einer MWST von 8%.

Am günstigsten ist es, wenn die Teilnehmenden die Kosten für Verpflegung, Unterkunft, Transporte, etc. direkt an den Leistungserbringer (Hotel, Restaurant, Transportunternehmen, etc.) bezahlen. Die Mehrwertsteuer fällt dann nur einmal an. Wenn Sie hingegen die Kosten übernehmen und den Teilnehmenden dann weiterverrechnen, muss die Steuer zweimal bezahlt werden.

Wegen der Rückerstattung der Vorsteuer wird die MWST Ihrem Konto nicht voll belastet, bei den Verpflegungs- und Unterkunftskosten werden 5.3% abge­zogen, bei den Kursunterlagen gibt es keinen Abzug! Die Vorsteuer ist die MWST, welche z.B. für die Verpflegung vom Restaurant bereits bezahlt wurde. (Bitte beachten Sie die ausführliche MWST-Anleitung der Finanzabteilung.)

Finanzielle Abwicklung, Kreditkonto

Die finanzielle Abwicklung erfolgt über ein spezielles Konto. Geben Sie bitte die Nummer an, wenn über ein bereits bestehendes Konto abge­rech­net werden soll (Konto-Nr. 1-67-...-.. bzw. 1-70-...-..). Für neue Fortbildungskurse beantragen Sie ein neues Kreditkonto beim Zentrum für Weiterbildung.

Konten für Tagungen, Kongresse, Ausstellungen erhalten Sie hingegen direkt bei der Fondsbewirtschaftung (http://www.fc.ethz.ch/services/fonds).

Budgetierung und Abrechnung

Für die Budgetierung und Abrechung ihres FBK empfehlen wir Ihnen, unsere Formulare zu verwenden. Sie enthalten die wichtigsten Budgetpunkte und berücksichtigen die Mehrwertsteuer. Diese Formulare brauchen Sie auch, wenn Sie bei uns eine Defizitgarantie oder eine finanzielle Beteiligung beantragen.

Bitte führen Sie in der Schlussabrechnung alle Einnahmen und Ausgaben auf, die über das FBK-Konto erfolgen, und senden Sie sie spätestens 30 Tage nach der Kursdurchführung an die Finanzabteilung.

• Formular ‘Budget’ (xls)
• Formular ‘Abrechnung’ (xls)

Infrastrukturabgaben

Bei Fortbildungskursen hat die ETH Zürich bisher eine Infrastrukturabgabe von 20% der Bruttoeinnahmen, also des total erhobenen Kursgeldes, abgeschöpft. Diese Regelung wird gegenwärtig überarbeitet. Für Fragen stehen wir gerne zur Verfügung.

Infrastrukturabgaben gelten nicht für Kurse, die von einer anderen Trägerschaft, z.B. einem Berufsverband, organisiert werden. In diesem Fall sind aber Gebühren für die Benützung der Räume der ETH Zürich gemäss Raumbenützungsreglement zu entrichten.

Wissenschaftliche Tagungen, Kongresse, Ausstellungen und Erfahrungsaustausch-Gruppen sind von beiden Abgaben befreit. Für diese Veranstaltungen muss bei der Finanzabteilung ein separates Konto eröffnet werden (siehe oben).

Defizitgarantie und Kostenbeitrag

Fortbildungskurse sind grundsätzlich selbsttragend zu budgetieren und durchzuführen. Das Zentrum für Weiterbildung hat aber die Möglichkeit, erstmals durchgeführte und besonders risikoreiche Kurse finanziell zu unterstützen. In der Regel machen wir dies in der Form einer Defizitgarantie.

Wenn Sie eine Defizitgarantie oder eine andere Form der finanziellen Unterstützung beantragen wollen, müssen Sie bei uns frühzeitig das Antragsformular, ein Budget und eine kurze Begründung einreichen. Bitte vermerken Sie in der Begründung, falls es sich um eine wiederholte Beantragung handelt.

Mit dem gleichen Formular können Sie bei uns ein Überziehen des Kontos beantragen. Um komplizierte Vorfinanzierungen zu vermeiden, können ETH-Kontos nämlich nach Absprache bis zu einem bestimmten Betrag überzogen werden. Falls Sie auf eine Vorfinanzierung nicht verzichten können, müssen Sie uns angeben, bis zu welchem Zeitpunkt wir Ihnen den bewilligten Beitrag auf das entsprechende Kreditkonto überweisen müssen.

Zur Deckung des Defizits benötigen wir Ihre Schlussabrechnung auf dem entsprechenden Abrechnungsformular.

• Formular ‘Budget’ (xls)
• Formular ‘Abrechnung’ (xls)
• Antragsformular ‘Defizitgarantie, Unterstützung’ (pdf).
  

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4. Evaluation von Fortbildungskursen (FBK)

Evaluationstypen

Evaluationen helfen Ihnen, Ihr Weiter­bildungsangebot zu verbessern und den relevanten Bedürfnissen anzupassen. Je nach der Art der Beteiligten, den Zielen und dem Zeitpunkt, an der eine Evaluation durchgeführt wird, kommen unterschiedliche Evaluationstypen zum Einsatz. Die Tabelle gibt einen Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten, Qualität, Effizienz und Wirksamkeit von Fortbildungskursen zu erfassen.

Unsere Evaluationsinstrumente

Wir stellen Ihnen eine Reihe von einfachen Instrumenten zur Erfassung der Erwartungen und Einschätzungen der Teilnehmenden zur Verfügung, die Sie für Ihre Bedürfnisse anpassen können. Sie sind in der Tabelle kursiv gedruckt und mit einem Stern versehen. Wir helfen Ihnen gerne bei der Anpas­sung.

Sie können diese Instrumente auch als Checklisten bei der Konzeption Ihres Kurses und bei seiner Evaluation durch die Dozierenden benutzen. Für Marktstudien und grössere Evaluationen stehen wir Ihnen zur Verfügung.

• Alle Evaluationsinstrumente 'Paket' (pdf)
  

Vorgehen

Wir unterscheiden zwischen Fragebogen mit offenen und geschlossenen Fragen. Offene Fragen geben mehr Raum für eigene Meinungen, geschlossene Fragen sind leichter zu quantifizieren, weil die Befragten nur unter vorgegebenen Antworten auswählen können.

Beschränken Sie die Feedbackmöglichkeiten nicht auf die Schluss­evaluation. Die Teilnehmenden sind dann bereits auf dem Sprung und können von ihren Rückmeldungen nicht mehr profitieren. Es lohnt sich oft, die Wünsche der Teilnehmenden zu Beginn der Veranstaltung einzuholen und von Zeit zu Zeit kurze Feedbackrunden einzubauen. Signalisieren Sie auf jeden Fall Ihre Bereitschaft, persönliche Rückmeldungen entgegenzunehmen. Beides wirkt sich positiv auf den Kursverlauf und die Schlussbewertung aus.

Wenn Sie eine schriftliche Befragung durchführen, sollten Sie den Fragebogen und den Zweck der Evaluation kurz erklären und genügend Zeit zum Ausfüllen reservieren. Ermuntern Sie die Teilnehmenden, die Gelegenheit wahrzunehmen, sich nachher frei zu äussern, vor allem wenn Sie einen Fragebogen mit geschlossenen Fragen verwenden. Legen Sie ein frankiertes Anwortkuvert bei, wenn Sie den Fragebogen nach Hause mitgeben. Vergessen Sie nicht, die Dozierenden frühzeitig über Ihre Evaluationspläne und nachher über die Resultate der Evaluation zu informieren

Unsere Beispielfragebogen sind allgemein gehalten. Ergänzen Sie ihn durch einen kurs- oder fachspezifischen Teil. Oder benutzen Sie den Fragebogen als Leitfaden für ein offenes Feedbackgespräch.

Kein Fragebogen kann alle Aspekte einer Evalua­tion abdecken. Überladen Sie ihn nicht und stellen Sie keine Fragen, die unterschiedlich interpretiert werden können. Besprechen Sie die Resultate mit den Teilnehmenden, falls sich eine Gelegenheit bietet.Wenn Sie die Auswertung nicht selbst vornehmen wollen, können wir Sie gerne dabei unterstützen.

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[1] Gebührenverordnung
ETH-Bereich, 1.10.1995, Art. 6, Abs. 5